Обязательно ли для осуществления юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) использовать специальное ПО или сервис, да и вообще пользоваться услугами какого-либо оператора?
Если вкратце, то да, обязательно (подчеркнем, речь про юридически значимые документы).
Но давайте разберемся, почему.
Во-первых, согласно правилам обмена электронными документами, для придания им юридической значимости, эти документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, а обмен ими с контрагентами – произведен в системе оператора ЭДО (СЭД, см. Постановление Правительства РФ № 1264 от 24.07.21).
Во-вторых, в некоторых случаях именно оператор может подтвердить (и имеет на это право) факт выставления или получения документов (например, УПД, электронных счет-фактур).
В-третьих, оператор ответственен за целостность передаваемых файлов и скорость их доставки, а также за нарушение этих обязательств.
В-четвертых, при работе на определенных рынках обязательность участия оператора в ЭДО дополнительно фиксируется в регламентирующих нормативных актах. Например, для участников товарооборота маркированной продукции передача данных о движении маркированных товаров возможна только через оператора ЭДО (см. Постановление Правительства РФ № 2464 от 31.12.20).
Когда оператор в ЭДО не требуется
Справедливости ради, отметим, что есть случаи, когда привлекать оператора к ЭДО нет необходимости. Это:
- обмен неформализованными документами, к оформлению которых нет строгих требования, и обработка их специализированными ПО не предусмотрена;
- предоставление формализованной отчетности прямо через сайт контролирующего органа. Например, ФНС.
Как выбрать оператора и ПО для электронного документооборота
Исходя из опыта, рекомендуем обращаться к решениям аккредитованных компаний.
Например, можно обратить внимание на сервисы «Астрал. ЭДО» или «1С-ЭДО». Первый подходит тем, кто привык работать без привязки к «1С», второй – тем, кто хочет использовать все возможности имеющейся учетной программы.
В любом случае, наши специалисты готовы помочь и подсказать оптимальный вариант на основе конкретных потребностей и числа контрагентов: